La digitalisation de l’Order To Cash.

La digitalisation dans le monde B2B est un sujet central dont la portée stratégique au sein des entreprises ne cesse de croître. Elle s’articule particulièrement sur l’objectif d’amélioration de la productivité. Dans ce cadre, le processus « Order to Cash », qui désigne en français le cycle client, exprime un potentiel d’optimisation clé. Nous allons voir dans cet article en quoi la digitalisation des processus du cycle client est un enjeu primordial pour les entreprises.

L’Order to Cash, c’est quoi ?

Nous le rencontrons souvent sous les acronymes OTC ou O2C, le processus Order to Cash se définit avant tout comme étant l’ensemble des activités et flux concernant le cycle client. Il désigne les phases de traitement des commandes, contenant des étapes telles que le stockage, la livraison, la facturation et la gestion des paiements.

Par conséquent, le processus O2C est un processus de gestion critique dans le fonctionnement des Systèmes d’Information. Une communication précise de données s’opère à plusieurs niveaux pour pouvoir faire fonctionner le cycle client. Pour exemple, nous pouvons décomposer le processus d’Order-To-Cash en six étapes :

• L’établissement des commandes client qui peuvent provenir de divers canaux (contact direct, site web ou autres). Cette première étape est décomposée en plusieurs sous-parties telles que la réception de la demande client / l’émission du devis – de la proposition commerciale et parfois la mise en œuvre d’un workflow de validation pré-envoie au client).

• Le traitement au niveau administratif et logiciel de la commande.

• La préparation de la commande (réception & enregistrement, transmission en interne et réalisation / expédition du service/produit).

• Les confirmations annexes au client telles que les dates d’expédition et de livraison estimées

• La génération et l’émission de la facture

• La réception du paiement (mais aussi : l’enregistrement du rapprochement paiement et les relances sur les retards en cas d’impayés).

De plus, tous les clients ne se ressemblent pas. Par conséquent leurs données et les moyens de transactions sollicités diffèrent. La volumétrie et la fréquence importantes des données engendrent une complexité accrue dans la gestion des processus O2C. À l’instar de l’efficacité interne, les délais supplémentaires propres aux variations et perturbations dégradent considérablement l’expérience client.

Par ailleurs, le processus Order-To-Cash s’opère à la suite des autres processus qui peuvent être d’ordre marketing, commercial mais aussi au niveau du cycle des fournisseurs que l’on appelle le processus «Procure To Pay » ou « Purchase To Pay » (P2P). Il est donc primordial d’assurer son bon fonctionnement.

La facturation électronique, vecteur de la digitalisation de l’Order To Cash.

La dématérialisation fiscale constitue une étape clé dans la digitalisation du processus cycle client. Comme nous l’avons évoqué dans notre article dédié, la Loi Finance 2020 rend la facturation électronique obligatoire dès 2024 pour toutes les transactions B2B (en plus de l’obligation déjà valable pour le B2G). Vous pouvez découvrir en détail le calendrier des obligations qui vous incombent dans notre livre blanc dédié à la dématérialisation fiscale.

Cette obligation vise avant tout à faciliter la vie des entreprises en réduisant les délais de paiement et en permettant des économies concrètes inhérentes aux processus de facturation papier. Pour les avantages de la facturation électronique, nous vous conseillons de lire notre article dédié sur les Avantages de la facturation électronique.

Pourquoi faut-il digitaliser son processus Order-To-Cash ?

D’après une étude de notre partenaire IBM, les entreprises qui optimisent leur processus Order To Cash sont 80 % plus efficaces dans la gestion de leurs commandes clients.

Le processus O2C constitue une section névralgique pour les divers processus opérationnels des entreprises. Comme vu précédemment, il est en réalité constitué d’une succession d’étapes pouvant impliquer une multitude de flux sujet à des spécificités propres aux processus métiers.

La multiplicité et la fréquence des échanges font du processus d’Order to cash une succession d’étapes à la fois complexe, mais également à fort enjeu. Dans ce cadre, la digitalisation des flux permet d’automatiser et d’optimiser intégralement les processus métiers qui y sont liés. Les bénéfices de digitaliser et d’automatiser vos flux et processus OTC s’articule principalement sur 5 axes :

• L’optimisation des coûts

Automatiser les flux inhérents à votre cycle client vous permet de gagner du temps et de consacrer vos équipes à des tâches à plus haute valeur ajoutée. Vous optimisez votre productivité et vous pouvez allouer vos équipes pour l’amélioration de l’expérience et la fidélisation client.

• La réduction des délais

L’automatisation permet d’accélérer les phases constituantes de l’O2C. Réduire le temps du cycle client reste un enjeu du quotidien. Cela permet une réduction des délais de fourniture du service ou de livraison du produit. Par ailleurs réduire le délai jusqu’à l’étape du “cash” va permettre d’optimiser la trésorerie de votre société : le paiement est reçu plus rapidement.

• Suivi et mesure de la performance

La digitalisation de votre cycle O2C vous permet la possibilité d’identifier rapidement les points d’amélioration au sein de vos processus clients. Il est ainsi possible d’éradiquer toute imperfection entravant la rapidité et la qualité de votre gestion.

• La satisfaction client

L’accélération de votre processus O2C est ressenti au même degré chez votre client. Les litiges sont évités, les délais sont raccourcis, votre taux de satisfaction client augmente! Vous proposez à vos clients une expérience de commande, de paiement et de livraison fluide et ceci à tous les niveaux de contact. La résolution des cas de litige exceptionnels est également améliorée par la précision et la rapidité que permet la digitalisation.

• Fluidification des échanges internes entre les entités de votre organisation

La traçabilité des différents processus au sein du cycle Order to cash permet d’éviter les confusions entre les différents acteurs intervenant dans le cycle client. La collaboration entre vos équipes s’améliore et vous fait gagner en productivité.

Comment automatiser son processus Order To Cash ?

La digitalisation de vos flux B2B permet un traitement automatisé et rapide des données qui concourent à la réalisation du cycle client. L’EDI (échange de données informatisé) rend possible l’intégration systémique des informations et débloque un potentiel d’exploitation conséquent des informations. Combinée à vos logiciels d’ERP et de CRM, la digitalisation de votre processus O2C permet alors :

• D’automatiser le traitement des commandes clients,

Une chaîne O2C non optimisée nécessite un nombre conséquent d’intervention humaine. En cas d’erreur dans une des multiples phases, l’intégralité de la chaîne d’Order to Cash en subit les conséquences en termes de délai et de coût. Il n’est plus question de laisser place à l’erreur humaine. De plus, l’intégration automatique de cette chaîne limite par rationalisation les risques opérationnels de gestion par des contrôles annexes.

• De dématérialiser et d’archiver vos factures comme l’impose la loi en France

• De centraliser et exploiter automatiquement les données clients. La concentration de la data client à jour et organisée vous permet une exploitation plus profonde des informations. Vous pouvez ainsi avec une meilleure visibilité orienter votre stratégie Order to cash en fonction des analyses de données.

Ces bénéfices propres à la digitalisation permettent d’obtenir un cycle client fluide, fiable et efficace.

EsaLink partenaire officiel d’IBM – Generix Group – CLEO, vous propose un large panel de solutions EDI adaptées à vos besoins. En cloud ou On-Premise, nous vous accompagnons dans tous vos projets EDI et de dématérialisation fiscale peu importe vos configurations. Pour du Conseil, de l’Intégration et de l’Accompagnement, vous pouvez contacter nos équipes d’experts directement ici.